“Le meilleur cadeau à offrir à une personne est la qualité de son écoute” a dit un jour Robert Dilts, célèbre coach.
Une écoute active et des échanges réguliers entre managers et collaborateurs permettent de communiquer avec plus d’efficacité et améliorent la performance en entreprise. Presque une lapalissade, direz-vous.
Mais dans un contexte où le télétravail est devenu une norme établie, comment maintenir et favoriser la communication avec ses collaborateurs pour connaître leurs besoins et leurs difficultés, fixer un cap et offrir des perspectives ? Comment continuer d'échanger et d’évaluer pour faire avancer l’entreprise ? Comment assurer un suivi sans perdre en efficacité ?
Le check-in permet d’organiser les échanges entre managers et collaborateurs que ce soit à distance ou au bureau. Dans un contexte d’éloignement dans le travail, voyons comment sa pratique peut rendre une organisation plus agile, résiliente et efficace.
Les entreprises plutôt frileuses au départ face au télétravail, mais contraintes par la crise sanitaire d’accepter le travail hybride, doivent composer avec une tendance désormais bien ancrée dans les habitudes des salariés.
Réalisée par le Boston Consulting Group et l’ANDRH, la 2e édition d’une enquête portant sur la vision du travail à horizon 2025 confirme cette tendance. L’étude a recueilli les réponses de 588 personnes à 85% composée de DRH.
Certaines entreprises sont même passées au 100% remote avec des salariés qui travaillent en permanence à distance. Si l'intégralité des entreprises ne sont pas passées au “tout à distance” pour des raisons culturelles ou de fonctionnement, le tendance du travail hybride semble être installée. Et durablement.
Bien que l’expérimentation du télétravail en entreprise soit encore récente, plusieurs tendances se dégagent.
D’abord côté salarié.
Selon les résultats de l’enquête récente de la CGT, 98 % des salariés interrogés souhaitent poursuivre le travail à la maison.Le Baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 va dans le même sens avec 82% des salariés éligibles favorables.
Le télétravail, si il est bien encadré, comporte donc son lot d’avantages qui n’ont pas prix :
Côté entreprise, c’est une opportunité d’apporter de meilleures conditions de travail pour tous. Un argument de poids pour attirer les talents, en particulier les millenials et les Z. Certaines constatent aussi une hausse de la productivité et une diminution de l’absentéisme.
Toutefois, la diminution du temps de présence physique, en plus d’affecter le moral de certains collaborateurs, entraine aussi la raréfaction des échanges. Il y a et il y aura moins d’échanges en face à face. Cette nouvelle réalité pourrait à terme :
Par ailleurs, tout le monde ne dispose pas des mêmes conditions pour travailler. Un salarié en télétravail dans une petite surface avec des enfants à gérer est davantage soumis aux difficultés de concentration et au stress. De nombreuses enquêtes l’ont démontré à l’issue du 1er confinement.
Pour ces télétravailleurs des grandes villes plus exposés, le risque réel de désengagement est multiplié.
Dans ce contexte, accompagner les managers à adopter une nouvelle posture et à utiliser le check-in apparait être une nécessité pour les aider à mieux aider et accompagner les membres de leurs équipes en s'assurant qu’ils vont bien.
Dans les grandes organisations, la communication entre les différentes strates est un exercice déjà difficile pour ceux travaillant dans le même bâtiment.
Et lorsque les individus sont éloignés les uns des autres, elle peut vite devenir un casse-tête.
Dans une relation à distance, le check-in permet avant tout de resserrer les liens et de favoriser le dialogue entre le manager et les membres de son équipe. L’outil permet de traiter toutes sortes de sujets de la vie d’entreprise qu’ils concernent le métier, l’activité ou l’aspect purement relationnel.
Car les sujets d’échanges en entreprise sont presque infinis et vitaux. Ils permettent de mieux connaître les individus, leurs aspirations, leurs motivations et leurs affects pour les aider à se développer.
Ils manifestent l’existence et la reconnaissance des individus dans l’organisation. Ils permettent d’entretenir la motivation, moteur de l’engagement.
Leur valeur est inestimable. Elle sert l'intérêt du groupe :
- de solliciter une formation
- d’aborder son équilibre pro/perso
- de traiter d’un cas client
- de poser des congés ou de faire un point d’avancement par rapport à ses objectifs…
- l’organisation (télétravail, adaptation des horaires ou demande de présence exceptionnelle)
- la gestion d’un conflit
- la valorisation de résultats ou d’initiatives
- organisation d’un événement lié à la politique RSE
- application d’une nouvelle réglementation en matière de sécurité
La pratique du check in bénéficie à l’ensemble des acteurs de l’entreprise : opérationnels et managers. Avec des vertus à la fois pour l’humain et la performance de l’organisation.
Développer la collaboration est un enjeu RH fort surtout pour les jeunes générations connectées et pour lesquelles les réseaux sociaux font partie du quotidien. Elle permet en effet de fluidifier les échanges et de favoriser la collaboration et donc l’apprentissage.
Le check-in permet de faire des points réguliers. Il participe donc à créer une dynamique collaborative car :
Si le check-in n’est pas obligatoire, il a le mérite d’exister. Tout le monde peut l’utiliser dans un esprit de responsabilité commune et partagée.
Le check-in est ensuite un facilitateur de communication et de développement à plus d’un titre.
La performance des collaborateurs est reliée à des enjeux à la fois personnels et professionnels. A l'ère du travail hybride, un salarié peut se sentir davantage isolé, démuni ou inquiet quant à sa capacité à faire face à son métier. Pour un manager, il n’est pas toujours facile dans ce contexte de percevoir les signaux faibles de démotivation et désengagement.
Grâce au check-in, le collaborateur peut reprendre en main son développement personnel et faire part à son gré :
- de ses difficultés métiers concernant la gestion d’un client, d’un process ou une mésentente
- de ses difficultés personnelles si il le souhaite (baisse de moral, émotions négatives, difficultés passagères ou problème grave)
Le check-in devient un outil de motivation et de prévention du désengagement grâce aux moments d’échanges privilégiés qu’il offre entre collaborateur et manager. Ce dernier sera davantage en mesure :
- d’aider et de conseiller sur des aspects métier en apportant des solutions
- de rassurer et de motiver ses troupes
Véritable outil de gestion des objectifs, le check-in permet de faire des points d’avancement régulier. Il instaure des pallier et du rythme pour accompagner le collaborateur vers la performance.
Il permet par exemple d’aider un collaborateur à mieux gérer le stress lié aux objectifs annuels en lui donnant la main pour solliciter auprès de son manager un point d’avancement sur ses résultats clés.
Il apporte donc un cadre et une agilité essentiels à la gestion de la performance à distance.